我如何踏進Excel的世界

Jess Lee at alittletrick.com

於2007年開始我每天都會使用 Microsoft Excel,與身邊大部份同事一樣,對於 Excel 不太了解,僅使用5%的應用功能如 Sum Formula,Ctrl+C,Ctrl+V,如何粗體斜體加底線,凍結窗格,排序,自動換列,合併儲存格,篩選資料及簡單的列表,不會真的好好善用它,甚至不太喜歡它。

平平穩穩過渡四年,直至有一天,“你懂得用 vlookup 嗎?” 我愣了愣,望著與我年紀相若、外國出生長大的 Manager,她個子雖小但站在我和我的電腦旁還滿有壓迫感,當下我有股學生作弊被老師抓包的不安,臉頰通紅,有點不知所措,就在她再開口前一刻,“聽過但我不會⋯⋯” 微微搖著頭,選擇坦白從寬。隨後的45分鐘讓我見識到 Excel 化腐朽為神奇的神技,也讓我了解到自以為 work hard,其實是我不懂 work smart。

雖然這位 Manager 某些處事方式我不太欣賞,也不得不承認她是我Excel的啟蒙老師。我開始自學 if formula、 countif、transpose等易學簡淺的公式,還自信滿滿地向同組設計師同事獻技,為他們省下至少大半天的時間,他們的讚譽令我感到飄飄然,自以為羽翼長成。幾個月後,機會來了,一位非同部門但交情匪淺的同事轉發了一間外國大集團招聘 Data Analyst 的通告,沒有一絲猶豫,當晚整理好 CV 就寄出,幾天後收到人事部打來確認面試日期的電話。

“你懂 VBA coding 嗎?” 首輪面試被人事部經理冷不及防的一問,本來輕鬆的氣氛驟變得有些緊張, 我連 VBA recording 都不太明白,莫說還要自己編碼。幸好面試不只經人事部,還有我未來老闆,“很好,根據程序,會盡快安排你一個兩小時的 Excel 及 PowerPoint test。” What?! 兩小時???

我的Excel恩師

上了一個週末 Excel 兩百條公式的自學速成班,還沒有搞清 Sumproduct 和 Sumif 的分別,就立馬上陣。未來老闆親自解釋測驗所用的電腦會被team viewer 全程搖距監察,先一個小時 Excel test 後 PowerPoint 測驗,之後便離開讓我獨自留在會議室進行測試。打開試卷,花了五分鐘才弄懂第一條題目,狹小的會議室只聽見鍵盤打字聲和自己的心跳聲,我心跳當下每分鐘少說也該有120下,十條題目要一小時內完成,就像你跟我說姊姊是我生母一樣,are you kidding me? 我臉紅臉熱垂死掙扎近四十分鐘,會議室門被人猛烈打開,“So you don’t know pivot tables!” 我羞恥得抬不起頭來。他直接收起 Excel 試卷,跟我說開始 PPT test。一星期後收到人事部的Email證實Failed。

預料之內,仍難免失落,但沒有放棄欲從事數據分析的念頭,是的,機會只留給準備好的人,求知慾突如泉湧,說時遲那時快已跑了一趟書店捧著兩本與牛津字典厚道相若的 Excel 教學書 (Pivot table 及 VBA Macros) 回家猛啃。我沒有宗教信仰,但有時也驚嘆命運冥冥中自有主宰。三個禮拜後又接到那集團人事部經理的電話,“這個職位現仍空缺,你還有興趣嗎?”

如果我的 Excel 啟蒙老師是舊公司的經理,那我的 Excel 師父便是新公司的老闆。為了珍惜這可貴的工作機會,亦想證明聘請我不會讓他們後悔,試用期間,每個週末不是捧著公司 laptop 回家與十萬行x二百個 column 的 Excel spreadsheet 玩,便是上網尋找 Excel 高人指點迷津。終於,”我們很高興與你工作。” 當老闆親自遞上成功通過 probation 的公司信函時,苦盡甘來原來就是形容這種感覺。

為什麼開始Excel實用小技巧

試用期後,我不敢鬆懈,反之更加快學習步伐,定下三個月內學懂 VBA programming,加快不是為了被讚賞,是為了不要落後於人。新公司不只我一人做數據分析,各部門都有數據分析員,他們大部份都是外國人,每天能準時下班。我當時納悶為什麼新公司的外國同事認為準時下班是再正常不過,一個月加班兩三天可以,但每天如是便代表工作效率出現問題。久而久之,我的工作價值觀因而改變了,與他們混熟了後,發現他們除了用公式 reporting,還會寫下程式實行工作自動化,只需按下幾個按鈕,不消十分鐘便完成原本用人手該花一日時間的報告。

隨後五年日積月累的 Excel 實戰經驗,讓我成為同事的 Excel 疑問大師。“五分鐘完成?!我的 team members 跟我說要花兩天時間⋯⋯” 望著這位由於新工作所需專程拜託我教授 Pivot table 進階速成班、已離任的管理階層同事驚訝的表情,使我猛然察覺公司裡香港與外國同事除了工作文化與價值觀不同外,外國同事的 Excel 程度普遍偏高。

於2016年我開始” Excel 實用小技巧”這個博客,它不僅是我個人收集所學過 Excel 技巧的地方,也是可與其它 Excel 用家分享交流 Excel 秘技、製圖想法和呈現數據新方法的平台。如有 Excel 難題而在 Excel 實用小技巧網站無法找到答案,請於帖子下留言或 Email 我們,我們嘗試替你找出解決方案。

Jess